关于印发《湖北职业技术学院档案实体分类实施细则》的

通           知

     鄂职院字[2006]60号

 

各处室院系及直属单位：

    为了使我院档案工作在实体管理上更加科学，并为逐步实现现代化管理创造条件，根据教育部颁发的《高等学校档案实体分类法》等有关规定，制定《湖北职业技术学院档案实体分类实施细则》，现印发给你们。

 

 

         湖北职业技术学院

二00六年八月二十八日

  

湖北职业技术学院档案实体分类实施细则

 

 

为推进我院档案工作的发展，使我院的档案工作标准化，规范化，按照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》的要求，结合我院实际，特编写本档案实体分类实施细则。

一、档案实体分类的指导原则

本分类细则是根据《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》和档案管理的有关规定，完整体现档案实体的体系结构，使我院档案工作在管理上更加科学，适应我院工作实际的标准化、规范化的管理。

本实体分类法类目设置，序列编排，是以辩证唯物主义为指导，以国家有关档案工作的法规标准为依据，结合我院实际编写出来的，突出教学、学籍和教师业务档案在学院档案中的中心地位，党政管理档案统帅全局的作用，力求反映我院的职能活动和特点。

 

二、一级类目的设置

我院档案共分为十个一级类目，一级类目的标识，分别采用阿拉伯数字0-9表示，具体分类如下：

0  党政管理类 

1  劳动人事类

2  教学管理类

3  学籍管理类

4  教师业务类

5  科研出版类

6  仪器设备类

7  基本建设类

8  会计档案

9  评估类

三、二级及二级以下类目的设置  

0  党政管理类

以年度号划分二级类目，以年号表示类号。

例：0-2004-9

                     顺序号

                     2004年

                     党政管理类

　1  劳动人事类

以年度号划分二级类目，以年号表示类号。

例：1-2005-31

                      顺序号

                         2005年

                        劳动人事类

2  教学管理类

以年度号划分二级类目，以年号表示类号。

例：2-2004-10

                   顺序号

                   2004年

                   教学管理类 

3  学籍管理类

以学生届别划分二级类目。

例：3-2005-1

                   顺序号

                   2005届

                   学籍管理类

4  教师业务类

按教师姓名编码划分二级类目。

我院依据《干部档案笔形编号法》，采用取三角的形式进行编码，即单名取姓的左上角和名的左上角、右下角；双名取姓的左上角和两个名的左上角；复姓取姓的两个左上角和前一个名的左上角。同名同姓者，依进校先后顺序在姓名编码后加点加序号。

例：4-204

                            魏文爽

                            教师业务类       

5  科研出版类

以年度号或课题划分二级类目。

例：5-2005-6

　                         顺序号

                           2005年

                           科研出版类

6  仪器设备类

二级类目：

6.1设备综合

6.2仪器设备

三级类目：设备综合按独立项目划分，仪器设备按设备型号划分。

例：6.1.3–02

                 

                      案卷顺序号

                      数控设备

                      设备综合

                      仪器设备类

7基本建设类

二级类目

7.1基建综合   

7.2工程项目 

7.3 附属工程 

三级类目

1 学院北区工程

2 学院西区工程

3 学院东区工程

例：7.2.3.E4：13＃-01

                                

                                   案卷顺序号

               

                                   学生公寓十三栋（工程代码）

                                   学院东区（三级类目）

                                   工程项目（二级类目）

                                   基本建设类（一级类目）

工程代码索引表

工 程 代 码

工 程 项 目 名 称

备   注

A1

北区教学楼1#

 

A3

西区教学楼1#

 

A4

西区教学楼2#

西区4#学生公寓

A6

东区教学楼1#

东区综合教学楼

B1

北区实习工厂1#

模具、汽修车间

B2

北区实习工厂2#

数控实训中心

B3

北区实验楼3#

特色实训中心

B5

东区实验楼5#

教学实验楼

C1

西区老图书馆1#

 

C2

西区图书馆2#

 

D2

西区行政楼1#

西区老行政楼

D3

西区行政楼2#

行政大楼

E1.1＃

北区学生宿舍1#

 

E1.2#

北区学生宿舍2#

 

E1.3＃

北区学生宿舍3#

 

E1.4＃

北区学生宿舍4#

 

E3.2＃

西区学生宿舍2#

 

E3.3＃

西区学生宿舍3#

 

E4.1－13＃

东区学生宿舍1#-13#

 

F1.1＃

北区教师住宅1#

北区96住宅楼

F1.2＃

北区教师住宅2#

北区94住宅楼

F1.3＃

北区教师住宅3#

北区89住宅楼

F1.4＃

北区教师住宅4#

北区80住宅楼

F3.1＃

西区教师住宅1#

西区复式住宅楼

F3.2＃

西区教师住宅2#

西区集体宿舍楼

F4.7＃

东区教师住宅7#

 

F4.8＃

东区教师住宅8#

 

G1

北区食堂

 

G2

西区食堂

 

G3

东区食堂

 

I2

商场

北区90住宅楼

 

 

 

附一：湖北职业技术学院档案分类详表(三合一制度)

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