关于印发《湖北职业技术学院档案管理办法》的
通 知
鄂职院字[2006]56 号
各处室院系及直属单位：
学院档案工作逐步实现规范化、制度化管理，原《孝感职业技术学院档案管理办法》（孝职院字[2001]47号）已经不能满足学院当前档案管理工作的需要，为了进一步加强学院的档案工作，提高档案管理水平，现将原修订后的《湖北职业技术学院档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。
附：《湖北职业技术学院档案管理办法》
湖北职业技术学院
二○○六年六月十五日
湖北职业技术学院档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强学院的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》等法规制定本办法。
第二条 本办法所称的档案是指学院从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作是办好学院的重要基础工作之一。学院及各部门必须高度重视档案工作，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制和机构设置
第四条 学院档案工作由学院直接领导，同时接受档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第五条 学院应在院长统一领导下做好档案工作确定一名副院长分管，并根据学院的实际情况，建立综合档案室。
综合档案室的建制应按规模确定。根据《普通高等学校档案管理办法》，学院综合档案室既是学院档案工作的职能管理部门，又是永久存放和提供利用本校档案的科学文化事业机构。
第六条 学院综合档案室的基本任务如下：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
（二）制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；
（四）开展档案的开放或利用工作；
（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；
（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；
（七）负责对全校档案工作人员的业务培训；
（八）开展档案宣传工作和档案利用者教育活动；
（九）开展档案学术研究和交流活动；
（十）开展对工程项目档案管理的监督和指导。
第七条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，受档案部门和业务主管部门双重领导。
学院附属单位（如附属医院、校办工厂等）的档案工作受学院综合档案室和附属单位双重领导。其档案机构的设立和档案管理、移交等，由学院根据实际需要确定。
第八条 各分院、处室系及直属单位必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并配备一名兼职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
第三章 档案工作人员
第九条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
第十条 综合档案室设主任一名，副主任一名。
综合档案室主任人选由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有馆员（或相当馆员）以上专业技术职务，有组织管理能力，身体健康的人员担任。
第十一条 档案工作人员列入学院事业编制，其编制人数由学院根据本院规模及馆藏档案数量等实际情况确定。
第四章 经费、库房和设备
第十二条 学院档案工作所需经费，应单独立项，列入学院预算，统筹解决，学院各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。
第十三条 学院必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像类特殊载体档案，应设有专业库房配置恒温、恒湿设施。
第十四条 学院应有计划地为档案部门配置计算机及复印、录音、照相、录像、扫描等设备，购买档案管理软件，逐步实现电子计算机管理与档案信息数字化、网络化。
第五章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十五条 学院应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完善、准确、系统的文件材料归档保存。
第十六条 学院应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十七条 学院对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第十八条 学院逐步实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学院档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。
第十九条 学院档案实体类目的设置
（一）党政管理类
（二）劳动人事类
（三）教学管理类
（四）学籍管理类
（五）教师业务类
（六）科研出版类
（七）仪器设备类
（八）基本建设类
（九）会计档案
（十）评估类
以上各类档案归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带、光盘、实物等各种载体形式。
第二十条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
第二十一条 归档资料的归档时间按以下要求：
（一）学院各党政教学等部门，须在次年四月底前归档；
（二）科研、基建等部门，须在项目完成后两个月内归档。
第二十二条 凡由学院与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。
第二十三条 学院档案原则上由综合档案室永久保管。在国家需要时，或学院所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。
对学院合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，由合并后的学校档案部门统一保存。并提供利用。
第二十四条 学院职工个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向学院综合档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学院综合档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。
第二十五条 学院综合档案室要注意向国内外征集与本院有关的各种档案和资料。
第六章 档案管理
第二十六条 学院综合档案室要对档案进行分类、编号和排列。
第二十七条 学院综合档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经学院档案鉴定委员会批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十八条 学院综合档案室应有专人负责进行下列统计工作：
（一）对档案的改进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；
（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门送档案工作基本情况统计报表。
第二十九条 档案库房的基本管理工作，应有专人负责，建立和健全有关规章制度，落实六防措施。
第三十条 学院综合档案室应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。
第三十一条 学院综合档案室应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向院领导报告，及时处理。
第七章 档案的利用和开放
第三十二条 学院综合档案室应按照规定向全院和社会开放档案。
学院综合档案室开放档案，应遵循下列规定：
（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制；
（二）利用者要求复制档案，一般由档案室负责办理，并按规定合理收费；
（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；
（四）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理；
（五）未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第三十三条 学院综合档案室应设立专门的阅览室，并提供档案目录（属开放范围的）、全宗指南、档案室指南等。
第三十四条 馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密；
（二）涉及专利或技术秘密；
（三）涉及个人隐私；
（四）档案形成部门规定限制利用。
第三十五条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经档案室主任同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意，必要时报请院领导审查批准。
第三十六条 学院综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合档案室主任或学院办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。
第三十七条 学院综合档案室必须编制必要的检索工具。
第三十八条 学院综合档案室应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请院领导批准。
第三十九条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经学院办公室主任批准。
第四十条 学院综合档案室应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。
第八章 考核、奖励与处罚
第四十一条 学院综合档案室应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。
第四十二条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。
第九章 附则
第四十三条 本办法由学院办公室负责解释。
第四十四条 本办法自发布之日起施行。